▍需求背景 

 目前党政机关单位管理的来文和制发的文件及载体主要以电子档、纸质为主，纸质来文主要由文书处理部门统一登记处理，在收到来文时，在单位OA系统完成登记，电子档文件直接分办给内部单位处理，纸质文件存放到指定的文件盒中，再逐一打电话通知接收部门（单位）领取，超过时间未领取还需要打电话催促领取。

  传统模式下，采用手工登记管理工作效率低下，容易受到外界干扰，难免发生漏记、遗忘、丢失等情况，存在泄密风险隐患；在交接登记时，手工签名潦草随意，辨识困难，容易混淆，时间不能具体到时分秒，导致现场信息缺失，难以定格，给事后审计带来难度，一旦发生泄密事件，容易发生推诿。

▍产品简介

  重要信息载体管控平台实现重要信息载体管控信息化和智能化，采用二维码/RFID电子标签标识载体，绑定单位和保密员身份信息，实现文件登记、知悉范围确定、审批、编排、分发、入柜、签领、收文登记、传阅（呈报）、收回、续期、清退、归档、销毁登记等全生命周期多维度管理，线上监管线下流通，自助式取件和自动登记，人与文件与设备互联一体，全程可控。

▍主要功能介绍

1.RFID电子标签/二维码标签标识载体

  文件在系统中进行登记后，每一份载体生成唯一的载体编号，通过RFID标签打印机/二维码打印机生成标签，粘贴在文件上，与载体形成唯一关联关系，用于载体全生命周期的跟踪监管。

2.短信自动提醒

  发文单位打印标签粘贴在文件载体上，把文件放入智能电子分发柜对应的单位格子后，系统提供一键发送取件短信给收文单位保密员，通知保密员在指定的时间内前往发文单位领取文件。

3.自助取件

收文单位保密员收到通知后，持本人身份证在多功能核验一体机上验证身份，智能电子分发柜自动弹开对应的格子，保密员领取文件，完成取件，同时系统提供人脸识别的验证方式核验身份。

4.收文登记

收文单位在领取文件回到本单位后需要进行收文登记，系统支持RFID智能终端机完成对收文登记。收文单位保密员登录系统，将收到的文件放在RFID智能终端机上，系统自动记录文件编号，自动完成收文登记。

系统支持RFID保密柜对收文单位的文件进行实时管控，自动登记文件出入记录，如文件发生异常状况，自动发送短信预警给保密员。

5.传阅登记

  系统支持收文单位对已进行收文登记的文件进行传阅（呈报），并详细登记传阅（呈报）部门、传阅（呈报）时间、归还时间等详细记录，责任到人，落实到每个细节。

6.载体清退归档

  根据相关规定要求，收文单位使用完文件需要在规定的时间内归还发文单位，完成载体清退归档。系统支持发文单位直接通过RFID智能终端机快速识别文件RFID电子标签，完成自动清退归档，一次可同时对多份文件进行清退操作。

7.载体销毁登记

  文件在完成使用完后，按规定可以销毁的文件严格按照相关流程完成文件销毁。用户可以选择可以销毁的文件，按日期形成文件销毁的表格清单，打印并提供给本机关、单位主管领导审核批准，与文件实体进行核对清点，记录销毁方式、销毁经手人、销毁时间等内容，用户可方便查询到销毁记录及统计报表。

8.实时监管载体动态流转情况

  系统提供后台监控功能，实时掌握载体的流转情况，以及每个单位的收发文情况，如发现载体在未授权的情况下离开单位，载体没有在规定的时间内回到单位等载体异常状况，系统自动发出预警。

9.来文管控

  系统支持对外来的载体管控，录入外部载体的基本信息，生成唯一的RFID电子标签进行标识，将外部接收的载体纳入载体管控体系中，有效实现对单位全部重要载体的整体管控。

10.日志审计

  系统提供详细的审计日志功能，如发现违规操作，可快速通过审查日志追踪问题所在，保证载体管控工作的安全。

11.统计分析

为了支持保密管理单位对收文单位进行保密核查，系统支持按密级，按单位，按文件进行分组查询统计，展示统计数字信息，供管理员在进行监管监查过程中进行统计对比和考核。

12.三员管理

文件管控平台严格按三员管理设计。三员管理组件通过将超级管理员权限分配给系统管理员、安全管理员、审计员，“三员”相互独立、相互制约，配合制度建设，可以有效的加强信息系统保密管理，减少泄密风险。

▍应用场景

载体管控系统在东莞市已运行3年，为全市党政机关提供收发文服务。

▍联系我们

电话：0769-22386992，28336399      传真：0769-22386997

网址：www.about.vission.cn               服务热线：4006-288-566

地址：东莞市常平镇板石村南埔工业区科创中心

东莞市莞城区汇峰中心D区801室